суббота, июля 07, 2007

О совещаниях ...

Почему-то последнее время вокруг меня часто всплывает тема о совещаниях. И люди говорят, и на RSDN тема появилась.

Я очень уверен в том, что почти всегда совещания на самом деле не нужны. Ну, то есть, в подавляющем большинстве случаев все полезное, что делается во время совещания, можно сделать и так, в рабочем, что называется, порядке.

Про то, как правильно проводить совещания, многократно расписано и рассказано (необходимость повестки дня, ознакомительных материалов, присутствие только тех, кто действительно нужен, наличие ведущего и так далее). Другое дело, нужны ли они вообще.

Ну то есть, конечно поймите меня правильно, совещания нужны. Но не всякие и не всегда.

В моей голове есть три типа совещаний.

  1. Совещания, которые необходимо провести, поскольку что-то произошло.

    Скажем выяснилось, что по какой-то причине код в проекте раздублирован, то есть нарушен принцип DRY. В этом случае необходимо конечно устроить небольшое совещание с участием тех, кто этот принцип нарушил и договориться о том, как решить проблему

  2. Совещания, которые необходимы для определения 'общего направления', создания 'единого видения', 'одинакового понимания' и тому подобного

  3. "Регулярные" совещания. Еженедельные "status meetings" и так далее

Важность и необходимость этих совещаний распределена на мой взгляд в порядке перечисления. То есть, самыми важными и действительно необходимыми являются совещания типа (1), менее нужны совещания типа (2) и самыми ненужными являются совещания типа (3).

Удивительным фактом при этом является то, что количество совещаний (по моему опыту) распределяется совершенно противоположным образом. То есть регулярные совещание проводятся очень часто (регулярно :-) ), совещания второго типа ("объединяющие") время от времени, а вот совещания первого типа (срочные) частенько "задвигаются" и объединяются с совещаниями типов (2) и (3).

И это ужасно! Ведь на самом деле совещания типа (1) - это и есть моменты, когда совещания действительно нужны. Что-то произошло, а следовательно необходимо срочно предпринять меры. Они происходят в тот самый момент, когда обнаружилась проблема и когда свежи в головах её причины, а значит легче всего найти решение.

Совещания типа (2) - в общем тоже нужны. Иногда они на самом деле являются совещаниями типа (1), просто хочется пригласить на них побольше народу. Они предназначены для обсуждения и критики "архитектурных" решений, иногда они нужны для поднятия "боевого духа" или для того, чтобы похвалить людей за хорошо сделанную работу.

Что же до третьего типа ... Мне кажется, что совещания типа (3) - considered harmful :-).
По нескольким причинам:

  1. Если вопросы, которые поднимаются на этих совещаниях, не были ранее подняты на совещаниях двух других типов, то значит они были отложены, ими просто не захотели заниматься, а чего в этом хорошего?

  2. Реальный статус проекта начальник может узнать непосредственно у подчинённого ("в рабочем порядке"), для этого нет необходимости созывать всех и заставлять каждого слушать ответы остальных и ждать своей очереди. (Хочу обратить внимание, что если у начальника слишком много подчинённых, то это само по себе является проблемой. Оптимальное количество подчинённых, по всей видимости, является равным оптимальному количеству сущностей, которыми может одновременно оперировать человек, то есть 7+-2 G. Miller. Magical Number Seven)

  3. Если начальник узнает состояние дел у своих подчинённых раз в неделю, а остальное время находится в неведении ... то он плохой начальник

  4. Очень часто подобные совещания носят ритуальный характер (то есть совещания в которых важна сама форма поклонения боссу). Если подобные совещания нужны начальнику для поддержания собственной значимости, то не совсем понятно стоит ли это того, чтобы тратить столько времени подчинённых (взято из Tom DeMarco, Timothy Lister Peopleware: Productive Projects and Teams)

  5. Если ритуальные совещания нужны для поддержания в подчинённых "желания работать", то не значит ли это что какие-то другие притягивающие силы в организации отсутствуют (например, зарплата недостаточно хороша ;-) )?
Поэтому, когда Вам, как начальнику, хочется провести совещание третьего типа ("Отныне каждый вторник в 10 утра мы будем обсуждать статус проекта!") задумайтесь - "Может, что-то в консерватории подправить?"

3 комментария:

dpa комментирует...

Не согласен насчет status meetings. Знать текущее сосотояние дел в проекте нужно не только начальнику, но и всем остальным сотрудникам. Поэтому короткие status meeting еженедельно - это хороший способ для каждого узнать как идут дела, проверить не блокируешь ли ты чью то работу, дать знать другим если твоя работа заблокирована, сообщить о планируемых изменениях, и т.д.

Анонимный комментирует...

В быстро развиваемом проекте недельные статусные никому не нужны. За неделю ты столкнешься с таким количеством проблем, затыков, изменений что все не упомнишь, все что ты будешь делать на таком недельном митинге так это рассказывать о своем _текущем_ положений. Это если ты хочешь донести всем остальным. А то, что ты сделал в середине недели абсолютно никому в команде может быть неинтересно, разве что только манагеру. Это недельный митинг!
Если ты хочешь донести мысль до команды, если хочешь попросить помощи, тогда нужно делать _ежедневные_ митинги. Это как в XP проводяется stand-up митинги. Утром в одно и тоже время вся команда собирается на короткое совещание, работает по check-листу (что собираюсь делать и самое главное с какими проблемами столкнулся или что мучает).
Как в преступлениях важен мотив "кому это может быть выгодно", так и в жизни важны цели. Что мы хотим получить в том или ином случае?
Если манагер хочет управлять рисками, хочет как можно раньше получать информацию с фронтов, хочет видеть приближение бури или наступление риска тогда чем раньше эта информация будет получена - тем лучше. А еженедельные митинги можно оставить манагеру, он может подводить итоги, рассказывать о проделанной работе, раздавать награды.
Лучшей заменой статусным митингам являются отлаженные коммуникации внутри команды: изолированность команды от внешних раздражителей, не имеющих отношения к проекту, неагрессивная гарантированная доставка информации (email, отсутствие asap-ов, red-флаги если сильно занят), обеды за общим столом, мгновенная доступность плана проекта (нарисуй план на стене), возможность притащить свой wifi-ноутбук на совещания.

Lev Kurts комментирует...

2dpa: Я полностью согласен с тем, что знать текущее состояние дел крайне желательно всем сотрудникам. Другой вопрос, необходимо ли для этого ждать неделю? Мне кажется что если я обещал что закончу нечто завтра, но получается так что я не успел, то мне необходимо об этом сообщить как можно раньше. Причём как начальнику, так и тому, кого я задерживаю. Зачем ждать специального времени? Горизонтальные связи (согласен здесь с "анонимом") очень важны, если их нет то их нужно стараться наладить.

2анонимный: Согласен с Вами, внутрикомандные связи очень важны и приносят куда больше пользы чем статусные митинги.